Formalités liées à la constitution et au suivi d’une société simple

1. Constitution de la société simple

1.1. Signature des Statuts et du registre des parts

La société simple est une forme d’indivision organisée qui implique un minimum de deux associés pour être constituée mais pour laquelle il ne faut pas de plan financier ni de capital minimum.

Elle se constitue par la signature de ses Statuts et de son registre des parts qui se fait sous seing privé (contrairement aux autres formes de sociétés pour lesquels un acte authentique est imposé).

Dès lors que la société simple est dénuée de personnalité juridique, aucune publication des Statuts n’est requise.

1.2. Inscription à la Banque Carrefour des entreprises

Lorsque les Statuts et le registre des parts sont signés, il convient d’inscrire la Société à la Banque Carrefour des Entreprises afin d’obtenir un numéro d’entreprise[1].

Cette inscription peut se faire par le biais du guichet d’entreprise de votre choix, à qui sont communiquées les informations relatives à la société constituée (forme juridique, situation juridique, date de création, identité du gérant, adresse du siège, finalités de la société, ….)[2].

Le numéro d’entreprise ainsi obtenu doit être utilisé dans les relations avec les autorités administratives et judiciaires et doit être repris sur tous les actes, communications, lettres, procès-verbaux et autres pièces émanant de la société simple[3].

1.3. Suppression des coordonnées de la société simple de l’annuaire des Pages d’Or

Suite à l’inscription d’une société à la Banque Carrefour des Entreprises, les coordonnées de la société sont directement reprises dans les Pages d’Or.

Afin de conserver toute discrétion quant à l’existence de la société simple et ne pas être la cible de publicités, il est utile de faire la demande auprès des Pages d’Or de supprimer les coordonnées de la société afin qu’elles ne soient plus reprises dans l’annuaire.

a) Déclaration des bénéficiaires effectifs au registre UBO

Depuis l’entrée en vigueur de l’Arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO[4], le gérant d’une société simple a l’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs au registre « UBO » (ultimate beneficiary owner).

Est considérée comme bénéficiaire effectif toute personne physique ou morale ou toute indivision de personnes qui détient plus de 25% des droits dans la société, qu’il s’agisse de droits de vote ou de droit de capital.

Toute personne qui détient plus de 25% de droits dans une société simple est reprise dans la catégorie 1 des bénéficiaires effectifs au registre UBO. Les personnes qui détiennent un pourcentage supérieur à 25 % à plusieurs, en indivision, sont également reprises dans la catégorie 1, mais cette fois en tant que bénéficiaire effectif « groupé » et figurent sur la même ligne.

En cas de démembrement usufruit/nue-propriété des parts, le pourcentage des parts détenu par un usufruitier compte comme pourcentage de droits de vote tandis que le pourcentage des parts détenu par un nu-propriétaire compte comme pourcentage de droits de capital.

Si une personne doit être déclarée parce qu’elle détient plus de 25% en droit de vote, il convient de mentionner son pourcentage en droit de capital même si ce pourcentage est inférieur au seuil de 25% (et inversement si la personne déclarée en raison du fait qu’elle détient plus de 25% de droits de capital, il faut mentionner son pourcentage de droits de vote bien que ce dernier soit inférieur à 25%).

N.B. S’il existe un(des) bénéficiaire(s) de catégorie 1, seul(s) ce(s) dernier(s) doi(ven)t être repris dans le registre UBO. Ce n’est qu’à défaut de bénéficiaire(s) de catégorie 1 que l’on déclare le(s) bénéficiaire(s) de catégorie 2 et à défaut de bénéficiaire(s) de catégorie 2 que l’on déclare le(s) bénéficiaire(s) de catégorie 3[5].

b) Annexion d’un document probant

L’Arrêté royal du 23 septembre 2020[6] est venu modifier l’arrêté royal du 30 juillet 2018 précité en ajoutant une obligation supplémentaire. Il oblige de fournir, via la plateforme en ligne, un document démontrant que les informations déclarées dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles.

Ce document peut être une copie de l’acte de constitution de la société simple, une copie du registre des parts ou de tout autre document attestant de la réalité des informations fournies.

Il est important de souligner à cet égard que ce document probant doit être annexé pour chaque bénéficiaire effectif renseigné.

Exemple : le registre des parts doit être téléchargé pour chaque bénéficiaire renseigné et non une seule fois pour tous les bénéficiaires renseignés, même s’il s’agit à chaque fois du même document.

2. Suivi d’une société simple

2.1. Comptabilité

Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 15 avril 2018 portant réforme du droit des entreprises, la société simple est une entreprise soumise à l’obligation de tenir une comptabilité.[7]

Dès qu’il est fait l’apport d’un actif à la société simple, cette dernière est soumise à la tenue de cette comptabilité. Selon que le chiffre d’affaire excède ou non le seuil de 500.000 euros, la comptabilité devra être double (>500.000 EUR) ou simplifiée (>500.000 EUR)[8].

Rien n’empêche cependant d’opter pour une comptabilité double lorsque le chiffre d’affaire est en dessous de 500.000 EUR. Le choix du type de comptabilité se fait librement par exercice, avec le risque de devoir supporter des frais de comptabilité en cas de passage d’un type de comptabilité vers l’autre.

La comptabilité simplifiée se résume à établir un inventaire[9] complet de son patrimoine une fois par an (avoirs, droits, créances, dettes et obligations)[10] et de consigner de manière fidèle, complète et par ordre de dates les trois journaux suivants :

• Un journal financier (mouvements financiers) ;
• Un journal des achats (factures, tickets, notes) ;
• Un journal des ventes (factures, tickets, notes).

Toute société qui ne tiendrait pas de comptabilité peut être sanctionnée d’une amende pénale de :

• 26 euros à 10.000 euros si l’infraction n’est pas commise avec une intention frauduleuse (sanction de niveau 2) ;
• 26 euros à 50.000 euros si l’infraction est commise avec une intention frauduleuse (sanction de niveau 4).

2.2. Assemblée générale ordinaire et rapport annuel du gérant

Chaque année, à la date fixée dans les statuts, il doit être tenu l’assemblée générale ordinaire de la société simple.

Le procès-verbal de l’AGO doit au minimum reprendre les points suivants :

• Liste des présences ;
• Ordre du jour ;
• Inventaire du patrimoine de la société ;
• Revenus et attribution des revenus de l’exercice écoulé (lorsque démembrement) ;
• Décharge au gérant.

Le rapport du gérant des opérations effectuées au cours de l’exercice social écoulé peut être soit repris dans le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire, soit repris dans un document séparé.

Il est également utile de préciser au début du procès-verbal la répartition des parts afin d’avoir une vision actualisée des associés et de leur quote-part dans la société ainsi que de mentionner la date à laquelle le registre UBO a été confirmé (voir infra).

En cas de démembrement usufruit/nue-propriété des parts, seul l’usufruitier a le droit de vote. Cela implique que la présence du nu-propriétaire n’est pas obligatoire.

2.3. Confirmation annuelle ou adaptation des bénéficiaires effectifs

a) Confirmation annuelle du registre UBO

Le registre UBO doit être confirmé annuellement et ce même si l’identité des bénéficiaires effectifs n’a pas été modifiée au cours de l’année écoulée.

Il est adéquat de procéder à cette confirmation lors de la préparation du procès-verbal d’AGO de la société simple et de faire mention dans ce PV de la date à laquelle la confirmation a été effectuée. Cela permet d’avoir une traçabilité de la bonne exécution de cette formalité.

b) Adaptation du registre UBO

En cas de modification du nombre de parts de la société simple ou de l’identité des bénéficiaires effectifs, le registre UBO doit être adapté dans le mois de l’événement modifiant ces informations.

2.4. Mise à jour du registre des parts

Le registre des parts doit toujours pouvoir refléter la situation exacte de la répartition des parts de la société simples entre chaque actionnaire.

Tout comme l’adaptation du registre UBO, il faut bien veiller à adapter le registre des parts en cas de modification dans la répartition du patrimoine (donation, augmentation ou réduction du patrimoine de la société simple,…).

2.5. Obligation de mise en conformité des Statuts avec le nouveau CSA

Suite à l’adoption du nouveau Code des sociétés et des associations de 2019, il convient de mettre les Statuts de la société simple en conformité avec les nouvelles règles prescrites par le CSA, dans les cas suivants :

• Depuis le 1^er janvier 2020, dès qu’il est procédé à une quelconque modification statutaire ;
• En tout état de cause, pour le 1^er janvier 2024 au plus tard.

2.6. Éventuelles modifications des dispositions des Statuts

La modification d’une disposition des Statuts de la société simple se fait sur la base d’une décision de l’Assemblée générale, selon les quorums prévus dans les Statuts.

Il convient à cet effet de convoquer l’Assemblée Générale (de manière ordinaire ou extraordinaire) et de dresser un procès-verbal actant la décision de modification.

Toute modification d’une donnée renseignée à la Banque Carrefour des entreprise (par exemple : changement de siège ou changement de gérant) implique de faire la demande auprès du guichet d’entreprise de la modification de cette information dans la BCE.

3. Fin de la société simple

L’ensemble des formalités à respecter lors de l’existence de la société simple prend bien entendu fin en même temps que la liquidation de ladite société.

Il est toutefois important de faire la demande auprès du guichet d’entreprise de la radiation de la société simple de la Banque Carrefour des Entreprises.

Cette radiation entraîne automatiquement la suppression de ladite société au registre UBO de sorte qu’aucune formalité complémentaire ne doit être accomplie à cette fin.

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[1] Article III.16 et article III.17 du Code de droit économique, ci-après CDE

[2] Article III.18 et article III.49 du CDE.

[3] Article III.23 et III.25 du CDE.

[4] Arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO, M.B., 14 août 2018.

[5] Voy. notamment, la « FAQ : Registre UBO »du Service Public Fédéral Finances – Trésorerie, mise à jour au 31 mars 2021.

[6] Arrêté royal du 23 septembre 2020 modifiant l’arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO, M.B., 1^er octobre 2020.

[7] Article III.82 du Code de droit économique, ci-après CDE.

[8] Pour davantage de précision quant à la définition du chiffre d’affaire, nous vous renvoyons à la news exclusivement dédiée à la comptabilité d’une société simple.

[9] Article III. 89 du CDE.

[10] Cet inventaire implique un examen et une évaluation de chaque élément du patrimoine (Avis CNC 1174/1 – Les principes d’une comptabilité régulière). Cet examen et cette évaluation doivent être opérés avec prudence et bonne foi. Dès lors que la société simple est dépourvue de la personnalité juridique, il n’y a pas lieu de les publier à la Banque Nationale belge (Projet d’avis du 4 mars 2020 CNC 2020/xx – Les obligations comptables d’une société simple, point 18.