Le registre UBO d’une société simple et son obligation de divulguer des documents probants (Arrêté royal du 23 septembre 2020)

Suite à l’entrée en vigueur de l’Arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO, le gérant d’une société simple a l’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs au registre UBO et ce avant le 30 septembre 2019 (avec une tolérance administrative jusqu’au 31 décembre 2019) (Voir notre news du 4 mai 2020 « Nouvelles obligations applicables aux sociétés simples » en cliquant ici ).

Cette formalité doit être renouvelée chaque année (même si l’identité des bénéficiaires effectifs n’a pas été modifiée au cours de l’année écoulée). En cas de modification du nombre de parts de la société simple ou de l’identité des bénéficiaires effectifs, le registre UBO doit être adapté dans le mois de l’événement modifiant ces informations.

L’Arrête royal du 23 septembre 2020 (entré en vigueur le 11 octobre 2020 et modifiant l’Arrêté royal du 30 juillet 2018) impose au gérant de la société simple de fournir, via la plateforme en ligne, un document démontrant que les informations contenues dans le registre UBO sont adéquates, exactes et actuelles. Ce document peut être une copie de l’acte de constitution de la société simple, une copie du registre des associés de la société simple, une copie de l’acte de donation des parts de la société simple ou tout autre document qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés.

Ces documents ne sont pas communiqués au grand public ni aux entités assujetties (seules les autorités compétentes ont accès à ces documents).

Cette obligation de transmettre des documents démontrant le caractère adéquat, exact et actuel concerne tant les bénéficiaires effectifs à enregistrer que les bénéficiaires effectifs déjà enregistrés avant l’Arrêté royal du 23 septembre 2020 :

• Le gérant d’une société simple ayant enregistré les bénéficiaires effectifs avant le 11 octobre 2020 doit remplir cette obligation administrative additionnelle avant le 30 avril 2021.
• Le gérant d’une société simple qui enregistre les bénéficiaires effectifs à partir du 11 octobre 2020 (date d’entrée en vigueur de l’Arrêté royal du 23 septembre 2020) doit immédiatement déposer les documents probants lors de sa déclaration.

Ce qui précède s’applique également à toute forme de société.

Si vous souhaitez de l’aide pour effectuer cette démarche, n’hésitez pas à nous contacter.