La loi du 15 avril 2018 portant réforme du droit des entreprises et l’arrêté royal du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO (« ultimate beneficial owner ») modifient de manière importante la société simple (anciennement la société de droit commun) et les obligations d’une telle société.
La loi du 15 avril 2018 et l’arrêté royal du 30 juillet 2018 ont engendré les modifications suivantes :
1. La société de droit commun devient la société simple
Depuis le 1er novembre 2018, la dénomination de la société de droit commun a changé pour devenir la « société simple ». Par contre, la dénomination néerlandaise de la société de droit commun « maatschap » ne change pas.
Concrètement, cette nouvelle dénomination de la société nécessite une modification des statuts de chaque société de droit commun afin de reprendre cette nouvelle dénomination. Il suffit de faire un simple PV d’assemblée générale à cette fin. Nous pouvons vous assister dans le cadre de modification des statuts si cela n’avait pas encore été réalisé.
2. Les sociétés simples sont considérées comme une entreprise
La qualification d’entreprise de la société simple a entrainé les obligations suivantes :
- Inscription à la Banque Carrefour des entreprises
Toute société simple doit faire l’objet d’une immatriculation à la Banque Carrefour des entreprises.
Les données suivantes devront être communiquées en vue de l’inscription (article III.17 du Code de droit économique):
1° le nom, la dénomination ou la raison sociale;
2° la désignation précise des différentes adresses, le cas échéant, du siège social de l’entreprise et des différentes unités d’établissement en Belgique;
3° la forme juridique;
4° la situation juridique;
5° la date de création et la date de cessation de l’entreprise ou de l’unité d’établissement;
6° les données d’identification des fondateurs, mandataires et fondés de pouvoir;
7° les activités économiques exercées par l’entreprise;
8° les autres données d’identification de base qui doivent être fournies au moment de la création de la personne morale ou en application du Chapitre 2;
9° la mention des autorisations, licences, agréments, dont dispose l’entreprise ou les qualités pour lesquelles cette dernière est connue auprès des différentes autorités, administrations et services et, le cas échéant, le suivi des demandes y relatives;
10° le cas échéant, la référence au site internet de l’entreprise, son numéro de téléphone, de fax ainsi que son adresse électronique;
11° les données relatives au(x) compte(s) bancaire(s) de l’entreprise.
Si les numéros de compte doivent être mentionnés, les montants des apports ne sont pas repris comme tels dans cette liste. Le dépôt des statuts n’est pas non plus requis.
Les sociétés doivent mentionner le numéro d’entreprise dans tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant de la société simple. Ces documents doivent également mentionner la domiciliation ainsi que le numéro d’au moins un compte dont la société simple est titulaire.
L’obligation d’immatriculer la société simple à la Banque Carrefour des entreprises devait être effectuée au plus tard pour le 30 avril 2019. En cas de défaut d’immatriculation, des sanctions pénales sont prévues.
- Obligation de tenir une comptabilité simplifiée
L’article III.82, § 1er, alinéa 1er, du Code de droit économique tel que modifié par la loi du 29 mars 2018 soumet explicitement les sociétés simples à l’obligation de tenir une comptabilité.
Si le chiffre d’affaires de la société de droit commun n’excède pas 500.000 €, il s’agit d’une comptabilité simplifiée à tenir par le gérant.
Il devra tenir sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates, au moins trois journaux :
– Un journal financier dans lequel sont inscrits les mouvements des disponibilités en espèces et des opérations bancaires, ainsi que les soldes journaliers en espèce;
– Un journal des achats dans lequel sont inscrits les factures d’achats et les tickets de caisse et notes de crédits reçus (avec le mode et de la date des paiements qui s’y rapportent);
– Un journal des ventes dans lequel sont inscrits les factures de vente et les tickets de caisse et notes de crédits sortants, ainsi que les prélèvements en nature.
Il faudra également établir un inventaire une fois par an (un relevé de tous les avoirs et droits de toute nature, des dettes, obligations et engagements. Cet inventaire implique un examen et une évaluation de chaque élément du patrimoine (Avis 174/1 de la Commission des normes comptables). Cet examen et cette évaluation doivent être opérés avec prudence et bonne foi.
Il n’est pas obligatoire de faire appel à un comptable. Toutefois, pour la première année, il sera probablement utile qu’un comptable puisse établir la comptabilité des sociétés (dont vous pourrez vous inspirer les années suivantes si vous ne souhaitez pas ajouter le coût d’un comptable).
Il n’est par contre pas obligatoire de tenir des comptes annuels ni de déposer les comptes annuels à la Banque Nationale Belge.
Les obligations comptables s’appliqueront à partir du premier exercice complet qui débutera après l’expiration d’un délai de six mois à compter de l’entrée en vigueur de la loi (1er novembre 2018). Ainsi, si l’exercice de la société s’étend du 1erjanvier au 31 décembre de chaque année, le premier exercice comptable (qui devra respecter les exigences de la loi) sera celui de 2020.
L’obligation de tenir une comptabilité est sanctionnée par une amende pénale de :
- 26 euros à 10.000 euros si l’infraction n’est pas commise avec une intention frauduleuse (sanction de niveau 2) ;
- 26 euros à 50.000 euros si l’infraction est commise avec une intention frauduleuse (sanction de niveau 4)1.
3. Inscription au registre UBO
Toute société, dont la société simple, doit procéder à l’identification de ses bénéficiaires effectifs auprès du registre UBO.
Dans ce cadre, est considéré comme « bénéficiaire effectif » :
- toute personne physique qui possède, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société (à savoir, une participation de plus de 25 % des actions/parts) ;
- toute personne physique qui contrôle la société par d’autres moyens ;
- si aucune des personnes visées ci-avant n’est identifiée, toute personne qui occupe la position de dirigeant principal de la société.
Il convient de remarquer que cette obligation de transparence ne concerne pas le capital de la société qui ne doit pas faire l’objet d’une communication (ni à la BCE ni au registre UBO).
Concrètement, l’identification des bénéficiaires effectifs au registre UBO pourra se faire par le gérant de la société ou par votre expert-comptable via la plateforme en ligne.
Le registre UBO est accessible qu’aux autorités compétentes c’est-à-dire les personnes et entités tombant sous l’application du volet préventif de la loi anti-blanchiment qui vérifient les données en leur possession.
Les autres personnes n’ont qu’un accès limité à certaines informations (ils ne peuvent pas avoir accès aux prénom, jour de naissance, adresse et numéro d’identification des bénéficiaires, ni au capital de la société simple) et cet accès sera payant. De plus, ils ne pourront accéder au registre qu’avec une recherche sur le nom de l’entité ou son numéro BCE (et pas sur la base du nom du bénéficiaire).
Par conséquent, dans un souci de discrétion, il peut être préférable d’éviter de reprendre votre nom de famille dans le nom que vous attribuez à votre société simple. Si tel est cependant le cas, une modification du nom de la société pourrait être réalisée avant l’inscription de la société simple au registre UBO, ce pour quoi nous sommes à votre disposition pour vous assister.
4. En résumé
Les démarches suivantes sont à faire pour une société de droit commun constituée avant ce changement législatif :
- Modifier ses statuts par un simple PV d’assemblée générale en vue de prendre le nom de société simple ;
- Veiller à indiquer le numéro BCE de la société simple dans les PV, les factures et tous autres documents ;
- S’immatriculer à la BCE (depuis le 30 avril 2019) ;
- Procéder à l’inscription de la société simple au registre UBO (en vue de l’identification des bénéficiaires effectifs ;
- Tenir une comptabilité (à partir de l’année 2020 si l’exercice social de la société s’étend du 1er janvier au 31 décembre).
Bérénice Delahaye
Associé – Planification patrimoniale